Privacy statement

Privacy Statement

Privacyverklaring van Stichting Groningen Swim Challenge

Stichting Groningen Swim Challenge (GSC), gevestigd te Den Ham, hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring geven wij informatie over hoe uw persoonsgegevens worden verwerkt.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Stichting GSC houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).  Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring.
• verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
• vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens, buiten de gebruikelijke inschrijving voor een van de evenementen georganiseerd door GSC, toezending van informatie over het evenement en uitnodigingen voor dezelfde evenementen in volgende jaren.
• passende technische en/of organisatorische maatregelen hebben genomen om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
• op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Het Bestuur van de Stichting GSC is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u vragen of opmerkingen heeft kunt u per e-mail contact met ons opnemen.

Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door Stichting GSC verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden:

• om u te kunnen inschrijven voor een door de Stichting GSC georganiseerd evenement
• voor het versturen van informatie over het evenement en over andere evenementen van de Stichting GSC
• voor het bijhouden van het aantal deelgenomen evenementen bij de Stichting GSC
• voor het bijhouden van statistieken
• voor het opstellen van het calamiteitenplan per tocht
• voor het informeren van de EHBO teams over relevante medische bijzonderheden
• Voor het bijhouden van donaties

Voor de bovenstaande doelstellingen vragen wij van onze deelnemers de volgende persoonsgegevens:

• letters voornaam
• evt. tussenvoegsel
• achternaam
• straatnaam, huisnummer, postcode en woonplaats
• e-mailadres
• telefoonnummer(s), waaronder zo mogelijk een 06-nummer i.v.m. bereikbaarheid tijdens de evenementen
• geslacht
• geboortedatum
• Medische bijzonderheden
• Profielfoto
• IBAN Nummer via de betalingsverwerker Mollie

Om donaties te kunnen ontvangen en te kunnen koppelen aan een team en/of individuele deelnemer, vragen wij van donateurs gegevens zoals naam, e-mail adres en bankrekening. Anoniem doneren is mogelijk. In alle gevallen wordt door de betalingsverwerker Mollie het IBAN nummer opgeslagen.

Verstrekking aan derden

Uw gegevens worden niet verstrekt aan derden. Uw gegevens zijn bekend bij B2Design, het bedrijf dat de database, waarin alle aanmeldformulieren zijn ondergebracht, “host”. Met deze onderneming is een verwerkersovereenkomst afgesloten, waarin betrokken partij verklaart dat de gegevens nooit aan derden zullen worden verstrekt. De deelnemersadministratie gebeurt door vrijwilligers die geen juridische verbindtenis hebben met Stichting GSC. Zij hebben een geheimhoudingsverklaring ondertekend.

Stichting GSC verstrekt, buiten de hiervoor genoemde partijen, nooit gegevens aan derden zonder dat daar toestemming voor zal worden gevraagd aan de betreffende deelnemers. Naast deze toestemming zal in voorkomende situaties ook een verwerkersovereenkomst moeten worden afgesloten. In een dergelijke verwerkersovereenkomst worden de nodige afspraken gemaakt om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Uitzondering hierop is de verstrekking van persoonsgegevens die voortvloeit uit een wettelijke verplichting.

Wij verstrekken in geen geval persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de Europese Unie.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

 Bewaartermijn

Stichting GSC bewaart medische persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Van deelnemers wordt voor statistische doeleinden naam, geboortedatum en het e-mail adres en informatie over de gelopen tochten van de Stichting GSC opgeslagen.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo zijn de volgende maatregelen doorgevoerd:

• Alle personen die namens Stichting GSC van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• Alle gegevens zijn opgeslagen in een beveiligde Windows Server omgeving die fysiek geplaatst is ter adres van de Stichting GSC.
• Dagelijks worden er back-ups in van de persoonsgegevens gemaakt om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
• We testen en evalueren regelmatig onze beveiligingsmaatregelen.

Rechten omtrent uw gegevens 

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van u hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan). Ook heeft u het recht de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of direct aan een andere partij indien gewenst. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan vragen we u hierover met ons contact op te nemen.  U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy.

Als u naar aanleiding van onze privacyverklaring nog vragen of opmerkingen heeft, neem dan contact met ons op. Contact is mogelijk via info@groningenswimchallenge.nl.